Почему регистратура — ключевое звено клиники
Регистратура — первое место, с которым сталкивается пациент при обращении в медицинское учреждение. От того, насколько быстро и корректно оформляются документы, зависит впечатление о клинике, эффективность внутренней работы и общее качество сервиса. Однако именно на этом этапе чаще всего возникают задержки, недопонимание и путаница.
Причины таких трудностей — перегрузка персонала, бумажный документооборот, дублирование функций и отсутствие современных инструментов автоматизации. Чтобы повысить производительность и снизить нагрузку на администраторов, клиники всё чаще внедряют электронное подписание в медицине, позволяющее оформлять документы дистанционно, заранее и без очередей.
Как проходит оформление пациента и что его замедляет
Перед приемом любой пациент должен пройти стандартные процедуры: заполнить анкету, подписать договор, оформить согласие на обработку данных и медицинское вмешательство. На первичный визит уходит от 10 минут, особенно если оформлением занимается только один администратор.
Наиболее трудозатратные действия:
- ручное заполнение бумажных форм;
- печать договоров и соглашений;
- необходимость устного разъяснения каждого документа;
- повторное заполнение при ошибках;
- сканирование и прикрепление копий в медицинскую информационную систему.
Часто пациенты нервничают, забывают очки, плохо слышат, торопятся, ошибаются — всё это замедляет процесс. В условиях большой загруженности это превращается в очередь, снижает лояльность пациентов и вызывает стресс у сотрудников.
Цифровая оптимизация: как ускорить работу регистратуры
Современные клиники внедряют цифровые технологии для разгрузки регистратуры и ресепшена. Вот ключевые направления оптимизации:
1. Предварительное оформление
Пациент получает ссылку на документы заранее (по SMS или push) и может подписать их до визита. Это особенно удобно при записи через сайт, колл-центр или мобильное приложение. Все согласия, договоры и анкеты хранятся в цифровом архиве и автоматически прикрепляются к карте пациента.
2. Электронная подпись
Простая электронная подпись (ПЭП) через одноразовый код позволяет юридически оформить договор без бумажных оригиналов. Подписание занимает считанные секунды и исключает необходимость печати, сканирования и хранения бумажных копий.
3. Интеграция с МИС
Документы автоматически подтягиваются в медицинскую информационную систему, исключая ручной ввод. Администратор видит статус подписания, корректирует только при необходимости и контролирует процесс через единый интерфейс.
4. Единые шаблоны
Единообразные формы документов снижают количество ошибок и упрощают обучение новых сотрудников. Использование цифровых шаблонов сокращает время на объяснение пациенту, что и зачем нужно подписывать.
5. Сокращение очередей и повышение качества сервиса
При полной цифровизации оформление занимает 2–3 минуты. Пациент проводит меньше времени в клинике, а администратор не тратит силы на повторяющиеся действия. Это особенно важно для клиник с высокой проходимостью, в часы пик или в условиях дефицита кадров.
Что даёт клинике цифровая регистратура
Переход на электронный документооборот в зоне приёма позволяет достичь ощутимых результатов:
- уменьшение времени оформления до 70%;
- рост удовлетворенности пациентов;
- сокращение количества ошибок в документах;
- повышение производительности администраторов;
- снижение затрат на бумагу, печать и хранение.
Более того, цифровая регистрация открывает возможность удаленного оформления, приема без очереди и оперативного согласования дополнительных услуг.